Об управлении временем через систему «срочно / важно», «несрочно / неважно» — супервайзер-методист в клубе World Class Жуковка, мастер стратегического коучинга и специалист в нейрофизиологии поведения (МГУ) Андрей Андреев.
В современном мире крайне важно все успевать, от этого зависят рабочая продуктивность и успех, а в бизнесе — жизнь организации. На нас часто наваливается слишком много задач и на работе, и дома, и в обществе. Вопрос: как сохранить баланс и не выгореть, потеряв не просто продуктивность, а желание реализовываться?
Я как стратегический коуч работаю с управлением временем и помогаю своим клиентам стать эффективными, научиться приоритизировать задачи, делегировать и избавляться от бессмысленных (спойлер: таких очень много). В общем, помогаю взглянуть на свое расписание и увидеть в нем не аврал, а возможности.
Предлагаю вам интересный коучинговый инструмент под названием «Декартовы координаты» (их также называют матрицей Эйзенхауэра). Состоит этот инструмент из координат «важно / неважно», «срочно / несрочно». И пересекаются они в квадранты: «срочно / важно», «срочно / неважно», «несрочно / важно», «важно / несрочно», «неважно / несрочно». Каждый квадрант по-своему важен, потому что может показать, что является приоритетным, что можно делегировать, от чего отказаться, какую задачу обозначить сроком. Так создается личная эффективность. Давайте по порядку разберем каждый квадрант, и вы сможете понять, в каком направлении нужно работать именно вам.
Важное / срочное
Это самые горящие задачи, у которых есть дедлайн. Эти задачи — особая важность для вас или вашей компании, и их нельзя откладывать. Такие задачи выводятся в приоритет, и основные силы вкладываются сюда, так как важные / несрочные могут подождать. Часто бывает так, что вы почти все задачи считаете важными, но у них нет срочности, и они целыми скопом падают вам на плечи и вызывают чувство тревоги. Рекомендация: возьмите каждую важную задачу, определите количество часов, нужных для ее выполнения, и поделите на дни недели, которые имеются у вас до дедлайна. Получится, что потребуется 15-45 минут в день на выполнение одной задачи. Если дней нет и задачу нужно «сделать вчера», то привлекайте помощников и мобилизуйте все свои внутренние ресурсы. Но до такого лучше не доводить.
Важное / несрочное
Здесь могут быть задачи с отдаленным сроком выполнения, какие-то семейные обязанности или операционные бизнес-дела. Они могут не требовать большого объема вовлеченности. Откройте расписание и окиньте его взглядом, найдя самый свободный день, и включите его туда. Сделав его, вы освободите время для других дел, главное — не доводите его до состояния «срочно / важно», иначе — привет, аврал. Как вариант, это дело можно делегировать человеку, которому вы можете доверить важную для вас задачу.
Неважное / срочное
Это дела для поручения (забронировать билеты, найти отель, найти площадку для проведения мероприятия, купить одежду детям и т.д.) и прочие текущие дела, которые нужны ввиду обстоятельств, но не так важны. В условиях делегирования от них отказаться проще, чем от важных. Кстати, если вы боитесь делегировать, вы в зоне риска выгорания.
Несрочное / важное
Это текущие операционные дела (начала течь труба, выгулять собаку, кто-то зашел с просьбой подписать документ, позвонил знакомый и т.д.). Эти задачи не такие сложные, к ним нужно быть готовым и просто отнестись, как к текущим параллельным делам, которые, кстати, также можно успешно делегировать подчиненным, партнерам и членам семьи. Помните, что вы не можете контролировать внешне факторы, но можете контролировать свое отношение к ним.
Несрочное / неважное
Здесь кроются все «пожиратели» времени и прокрастинаторы (зависание в соцсетях, выполнение таких бессмысленных манипуляций, как переставление мебели, выполнение бесполезной работы вместо важных задач и т.д.). Проанализируйте свой день, и вы обнаружите достаточно много таких дел, за которыми стоит распространенная фраза: «У меня не хватает времени». Время есть всегда, если вы понимаете, как правильно его распределить.
Среди вышеуказанных примеров вы найдете что-то свое. Самое главное в этом инструменте — определить свои слабые зоны, которые не позволяют быть продуктивным и все успевать.
Чтобы проанализировать эффективное управление своим временем, ответьте на следующие вопросы:
1. Какие дела у меня в приоритете, а какие я могу отложить?
2. Какие дела имеют срок реализации, а какие необходимо ограничить дедлайном?
3. Какие дела я смело могу делегировать человеку, который действительно может справиться с ними?
4. Какие дела отнимают у меня время и продуктивность?
5. От каких дел я могу полностью избавиться, чтобы повысить продуктивность?
6. Какие дела принесут мне реальный результат, а какие просто заберут время?
7. На каком важном ключевом деле мне нужно сконцентрироваться прямо сейчас?
8. Какую лучшую стратегию я могу построить для выполнения данной задачи?
9. Как именно я должен(на) обозначить желаемый результат важной делегируемой задачи?
10. Что поможет мне делегировать задачи комфортно без чувства тревоги?
Для того чтобы верно заполнить координаты, определите, что для вас означает каждый квадрант, выпишите по номерам все свои текущие и будущие дела, которые вас волнуют, и затем распределите номера по квадрантам. А для квадранта «несрочное / неважное» подумайте о делах, которые реально отнимают ваши время, ресурс и эффективность, и впишите их туда. И итоге вы увидите полную картину и затем, задав себе вопросы, поймете, что главное, а что — второстепенное.